Debe conservar registros que le permitan preparar declaraciones de impuestos completas y precisas para su empresa. También debe conservar algunos documentos, como por ejemplo los cheques cancelados, recibos, rollos de las cajas registradoras, órdenes de compra y otros registros de venta que sirvan como comprobantes para los registros de su empresa. Generalmente deberá conservar registros y documentos de apoyo de al menos los tres últimos años contados a partir de la fecha en que presentó una declaración.

Su registro debe estar impreso en papel, en formato electrónico, o en ambos. Debe poder comparar los registros para cada período (por ejemplo por mes, trimestre o año) con los registros de otros períodos. Debe tener disponibles sus registros para el Departamento de Impuestos, si así se solicita.

Para obtener información más detallada acerca de cómo constituir o comprar una pequeña empresa, véase la Publicación 20, New York State Tax Guide for New Businesses (Guía fiscal del estado de Nueva York para nuevas empresas) (únicamente en inglés).